Có thể nói, email là một công cụ phép màu với những lợi ích tuyệt vời mà nó đem lại lại trong công việc. Tuy nhiên, công cụ hữu ích ấy cũng chính là thủ phạm cản trở bạn tận hưởng những phút giây thư giãn khi đang đi nghỉ nếu như cứ 10 phút bạn lại “ngó” đến nó một lần . Vậy làm thế nào để có thể xử lý các email trước và trong kỳ nghỉ của bạn?
Để trả lời câu hỏi này, thành viên của Hiệp hội khởi nghiệp gia trẻ tuổi (Young Entrepreneur Council) đã chia sẻ 6 mẹo để giúp bạn có thể xử lý các email ngay trong kỳ nghỉ mà không làm bạn đánh mất những giây phút nghỉ ngơi quý giá.
1. Ủy quyền xử lý email
Hãy ủy quyền xử lý email cho thư ký mà bạn tin tưởng. Bạn có thể dễ dàng thiết lập chế độ thư ủy quyền trên Gmail để một người này có thể trả lời các email dưới danh nghĩa của bạn và sử dụng chữ ký của họ mà không thể tiếp cận đến các mật khẩu cá nhân của bạn. Khi bạn quay trở lại văn phòng sau kỳ nghỉ, bạn có thể xem lại toàn bộ các thông điệp đã được gửi đi này và thêm một số góp ý để thúc đẩy tiến trình công việc.
2. Kiểm tra hộp thư mỗi sáng
Hãy kiểm tra email một lần mỗi ngày vào buổi sáng trong khi người khác vẫn còn đang say ngủ hay khi bạn có một chút thời gian riêng tư. Nếu làm điều này đều đặn, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi xa rời sự hối hả và nhộn nhịp của công việc hàng ngày. Bạn cũng sẽ luôn cập nhật được những vấn đề nóng hổi hay trường hợp khẩn cấp nào của công việc ngay cả khi bạn đang đi nghỉ.
3. Giữ cho các email của bạn thật ngắn gọn
Bạn chỉ dành không quá một giờ mỗi ngày để trả lời các email của bạn. Trong thời gian này, bạn có thể xử lý tất cả các email khẩn nếu bạn soạn thảo các email ngắn gọn và đi thẳng vào trọng tâm vấn đề. Kỳ nghỉ của bạn không phải thời gian để bạn giải thích dài dòng. Nếu cần thiết, bạn có thể nói với người gửi rằng bạn sẽ trở lại vấn đề này ngay sau khi kết thúc kỳ nghỉ.
4. Thiết lập “tín hiệu bat” (bat signal)
Trước khi thực hiện kỳ nghỉ, hãy quy ước với nhóm của bạn về một “tín hiệu bat”, đó là một tin nhắn văn bản. Nếu bạn nhận được tin nhắn này, bạn biết là mình cần đọc ngay email bởi vì có vấn đề cần ý kiến của bạn ngay lập tức. Thường thì bạn sẽ không chỉ nhận được một “tín hiệu bat”, nhưng bạn sẽ thoải mái hơn trong kỳ nghỉ khi biết rằng bạn vẫn có thể kịp thời trả lời những email quan trọng để duy trì lòng tin với nhóm của bạn, với khách hàng và với bản thân bạn.
5. Lường trước những nút thắt cổ chai
Khi trả lời các email, hãy tránh đặt ra các câu hỏi không có mục tiêu rõ ràng. Ví dụ, thay vì hỏi “Liệu Brian đã có đầy đủ văn bản để đi đến bước tiếp theo chưa?” hãy hỏi “Brian, bạn đã có đầy đủ văn bản để đi đến bước tiếp theo chưa? Nếu không, hãy lấy nó từ John. Nếu anh ấy có, xin vui lòng yêu cầu anh ấy phải nộp trước 5 giờ chiều ngày mai.” Bằng cách đó, bạn không tạo ra các nút thắt cổ chai khiến công việc bị trì trệ và nhóm của bạn không phải chờ đợi.
6. Xem xét thời gian biểu và khả năng tiếp cận
Hãy đưa thông tin liên hệ thay thế trong kỳ nghỉ trong thư trả lời tự động của bạn. Lý tưởng nhất, các liên hệ là của một trợ lý hoặc một người nào đó có đủ khả năng thể trả lời các câu hỏi một cách kịp thời, bởi vì có khả năng bạn sẽ chậm trễ trong việc trả lời với tư cách cá nhân do sự chênh lệch múi giờ hoặc do các hoạt động khác trong kỳ nghỉ. Bạn cũng có thể cung cấp số điện thoại thay thế hoặc email mà khách hàng có thể sử dụng để liên lạc với bạn trong trường hợp gấp.
Lời kết
Trên đây là 6 mẹo từ các khởi nghiệp gia thành công. Với bản thân tác giả thì bí mật quan trọng nhất là đừng gửi email. Càng ít gửi email trước và trong kỳ nghỉ, bạn càng ít được nhận lại các email phản hồi (Thực sự thì nó đúng cho mọi thời điểm, không phải chỉ cho kỳ nghỉ của bạn! Cố gắng gửi đi càng ít email, bạn sẽ ngạc nhiên về kết quả nhận lại).
