ILL, InterLibrary Loan – hệ thống mượn liên thư viện, là một trong những điều tuyệt vời nhất trong quá trình nghiên cứu ở Harvard, theo cảm nhận của tôi. Đây là một công cụ để hệ thống đại học ở Mĩ tạo điều kiện tiếp cận tư liệu tối đa cho người học và nghiên cứu.

Cá nhân tôi đã sử dụng khá triệt để những tiện ích của ILL để tìm kiếm tài liệu cho nghiên cứu của mình một cách rất hữu hiệu. Vì vậy, tôi viết bài này mong chia sẻ kinh nghiệm sử dụng thực tế của mình với mọi người. Những giới thiệu chung về ILL, có thể tìm rất dễ dàng trên Internet, nên tôi sẽ không trình bày ở đây.

(Tài liệu đến Harvard qua ILL)

 Số sách và microfilm trong ảnh trên đến Harvard với tôi trong 1 tuần, rải rác từ Thư viện Quốc hội Mỹ (Library of Congress), các thư viện Đại học Cornell, Yale, và Hawaii. Lưu ý, Hawaii cách Harvard 8.000 km qua biển, gấp 4 lần khoảng cách Hà Nội – Saigon. 

Để mượn tài liệu qua ILL, đầu tiên bạn cần xác định được rằng tài liệu ấy không có trong hệ thống 72 thư viện nội bộ của Harvard, mà ở một thư viện nào đó, càng gần Harvard càng tốt. Vấn đề này không khó đối với các công cụ tìm kiếm online hiện nay. Sau đó, bạn chỉ cần làm một lệnh request (yêu cầu) vào hệ thống ILL của Harvard theo dạng điền vào form (xem ảnh dưới), thông qua Harvard ID của bạn. Mất khoảng 20-30 giây để làm một lệnh request cho một đơn vị tài liệu. Nhân viên ILL sẽ có trách nhiệm xác định thư viện gần nhất lưu trữ tài liệu đó, rồi họ tự liên hệ để chuyển về Harvard cho bạn, trừ trường hợp tư liệu đó thuộc dạng non-circulate (không chuyển ra ngoài, chỉ dùng trong thư viện sở tại). Trong trường hợp bạn đã mượn một tài liệu ở thư viện gần nhất, nhưng tài liệu đó rách nát hoặc thiếu trang, thì bạn có thể yêu cầu mượn tài liệu ở một thư viện khác, xa hơn, và chỉ đích danh thư viện đó trong request form. Thời gian chờ tài liệu là khoảng từ 1 tuần đến 1 tháng, tuỳ khoảng cách, và tuỳ xem tài liệu lúc đó có người đang sử dụng hay không. Thời gian sử dụng thông thường của mỗi tài liệu mượn qua ILL là 1 tháng. Hết thời gian, có thể renew (mượn tiếp, gia hạn) 1 tháng nữa. Tuỳ từng tài liệu mà hệ thống ILL sẽ tự xác định xem bạn có thể mượn tài liệu đó theo dạng regular loan (mượn thông thường, tức là được mang ra khỏi thư viện), hay là In-library use (chỉ sử dụng trong thư viện).

(Điền form để request tài liệu)

 Có một lần, cách đây mấy tháng, tôi yêu cầu một tờ tạp chí mà chỉ có ở Cornell, Yale, Berkeley và ISEAS (Institute of Southeast Asian Studies – Viện Nghiên cứu Đông Nam Á của Singapore). Đặc điểm của tạp chí là không thư viện nào lưu đủ bộ, thường “thủng lỗ chỗ”, nên cần tập hợp từ tất cả các thư viện thì may ra mới được trọn bộ. Những tài liệu ở Cornell và Yale thì tôi đã mượn được rồi, nhưng ở Berkeley thì là tài liệu dạng non-circulate nên họ không cho đưa ra ngoài. Hệ thống ILL thông báo qua email, họ có thể liên hệ với ISEAS để mượn cho tôi tài liệu đó, và chuyển từ Singapore sang Mĩ, qua 15.000km! Tôi thực sự nghĩ rằng như thế là mình làm phiền họ quá mức, nên viết email cám ơn ILL, và nói rằng tôi sẽ nhờ bạn bè ở Singapore vào thư viện đó xem trước họ có những số nào, nếu đó là những số tôi chưa có, thì tôi sẽ nhờ ILL mượn giúp. Kết quả, ISEAS có 4 số tạp chí, đều trùng lặp. Tôi thông báo lại với nhân viên ILL là không cần họ phải bận tâm nữa, và tất nhiên là không quên lời cảm ơn họ. 

 Cuối dùng, có lẽ bạn đang băn khoăn về chi phí dịch vụ, cũng như tôi từng băn khoăn trước khi sử dụng dịch vụ này lần đầu tiên? Bạn yên tâm, ILL là dịch vụ MIỄN PHÍ! Có thể chi phí đó đã được tính vào học phí rồi. Tôi hi vọng, và tin, là việc miễn phí đối với trường hợp của tôi không phải là do học bổng của tôi thuộc dạng visiting scholar (học giả khách mời), mà là dành cho tất cả “Harvarder”. Và tôi cũng tin rằng ILL hoạt động tương tự như vậy trong nhiều trường Đại học Mĩ, chứ không chỉ ở Harvard. 

Harvard, đầu xuân Giáp Ngọ, 2014.

 Nguyễn Tuấn Cường
(Visiting scholar, Harvard-Yenching Institute)