Trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế hiện nay, ngân sách cho những chuyến công tác đang chịu nhiều áp lực. Các chuyến công tác trước đây thường dễ dàng được chấp thuận bằng con dấu cao su, giờ lại bắt buộc phải được sự thông qua của ban xét duyệt ngân sách.

Rất may là có nhiều công cụ truyền thông xã hội có thể giúp bạn đạt được nhiều nhất trong mỗi chuyến công tác của bạn. Chúng chắc chắn giúp tôi đạt được được nhiều nhất trong từng giờ trên đường tôi di chuyển. Tôi điều hành một cửa hàng do tôi sở hữu, bởi vậy có được sự đồng ý không còn là vấn đề với tôi, nhưng việc sử dụng những công cụ đó để lấp đầy thời gian di chuyển của mình một cách sáng suốt hơn đồng nghĩa với việc  tôi có thể di chuyển ít hơn, dành nhiều thời gian với gia đình hơn và giảm thiểu lượng cacbon thải ra do các chuyến bay của tôi. Hơn tất thảy, giải quyết nhiều công việc trong mỗi chuyến đi có nghĩa là tôi trở về với những kiến thức mới mối quan hệ mở rộng và cảm hứng mới.

Dưới đây là 10 cách mà tryền thông xã hội có thể giúp bạn di chuyển ít đi nhưng làm được nhiều hơn

1. Xây dựng mạng lưới cho những chuyến đi. Nuôi dưỡng một mạng lưới kết nối quốc gia hay quốc tế ở các thành phố bạn sẽ định kỳ công tác. Dành ra 15 phút mỗi ngày cho các chuyến đi công tác sắp tới. Sử dụng Twitter để phản hồi lại những thông tin được cập nhật từ một đồng nghiệp cũ. Tìm ra một đồng nghiệp cũ trên Facebook và dành chút thì giờ để liên lạc lại. Hãy tạo dựng và duy trì các mối quan hệ dù nó có cách xa về địa lý, chúng sẽ có ích khi bạn cần giúp đỡ
2. Làm tốt công tác chuẩn bị. Cài đặt cho máy tính của bạn phần mềm đọc tin tức RSS mà không cần nối mạng (chẳng hạn như Google Gears, và giờ đây bao gồm cả Google Reader). Lấp đầy phần mềm đọc tin tức của bạn với nội dung từ các website của các công ty mà bạn sẽ tới làm việc trong hành trình. Cài đặt phần mềm đọc tin tức của bạn ở để sử dụng khi ngoại tuyến, và sử dụng thời gian bay để đọc và nghiên cứu những gì cần thiết.
3. Gặp gỡ và đón chào.  Kiểm tra những sự kiện có tính thời sự ở các thành phố nơi bạn ghé qua trước khi bạn xác nhận ngày tới. Các trang web Eventful.org hay upcoming.org sẽ cung cấp cho bạn danh sách các cuộc hội thảo và các cuộc gặp gỡ chuyên ngành ở rất nhiều thành phố.
4. Điền vào “thẻ khiêu vũ của bạn”. Sử dụng Linkedln, một nơi kết nối chuyên nghiệp, để mở rộng mạng lưới của bạn khi bạn ở thành phố mới. Sử dụng chức năng tìm kiếm cao cấp để cài đặt các địa điểm mà bạn sẽ tới, và truy tìm các kết quả tìm kiếm cho những liên hệ gần đây hoặc tương lai. Bạn cũng có thể tìm trong thành phố điểm đến của bạn để tìm kiếm những cựu sinh viên để giới thiệu về bản thân, có rất nhiều người vui thích khi nhận được  thông tin từ các cựu sinh vên ở trường cũ.
5. Kết nối với những người bạn hay di chuyển. Không nên giới hạn sự kết nối chỉ với những người mà họ sống gần điểm đến của bạn. Sử dụng Triplt hoặc Dopplr để ghi lại những chi tiết về chuyến đi của bạn và chia sẻ chúng với những người bạn và cả đồng nghiệp. Khi bạn tới cùng một thành phố với một người mà bạn đã liên lạc, những dịch vụ trên sẽ báo cho bạn biết về cơ hội có thể kết nối.
6. Tìm chỗ ngồi thuận tiện khi bay. Sử dụng trang Seat Guru, một trang cung cấp sơ đồ ghế ngồi của hàng lọat kiểu mẫu máy bay của các hãng hang không, để có thể tìm ra chỗ ngồi tốt nhất cho bạn trên chuyến bay. Khi bạn đăng kí ghế ngồi trực tuyến, nên tìm chỗ có chỗ duỗi chân rộng hơn (để được thoải mái) hoặc một ổ cắm điện (để bạn có thể làm việc trên chuyến bay).
7. Sắp xếp các cuộc gặp hiệu quả đến từng phút. Sử dụng Google Maps đánh dấu các cuộc họp sắp tới để hình dung ra địa điểm của tất cả các cuộc gặp, và sau đó lên lịch cho các cuộc hẹn sao cho thời gian di chuyển được giảm thiểu tối đa và thời gian gặp gỡ được kéo dài hơn. Bạn có thể in ra những chỉ dẫn để mang theo người hoặc sử dụng hệ thống GPS để đánh dấu lộ trình của bạn một cách dễ dàng, bạn sẽ nhận ra là bạn có thể lên lịch cho nhiều cuộc hẹn hơn và không phải dành thêm thời gian đề phòng bị lạc đường.
8. Giữ liên lạc. Sử dụng dịch vụ của PhoneTag (Việt Nam chưa có dịch vụ này) hoặc dịch vụ chuyển đổi từ voice mail sang email. Khi bạn đang trên đường, rất khó tìm một nơi yên tĩnh để nghe tin nhắn từ hộp thoại. Với PhoneTag bạn có thể nhân các thông báo và lời nhắn bằng email hoặc bằng tin nhắn ngắn SMS, đặc biệt rất tiện lợi với người sử dụng iPhone hoặc Blackberry. Nếu bạn đang cố gắng sắp xếp lịch trình trên chuyến bay hoặc lo lắng về việc bị nhỡ một cuộc gọi với ai đó mà bạn dự định gặp, dịch vụ chuyển đổi này sẽ giúp sự di chuyển của bạn dễ dàng hơn rất rất nhiều.
9. Lưu lại danh thiếp. Sử dụng shoeboxed để quét và số hóa và lưu lại các danh thiếp mà bạn thu thập trên đường công tác. Hoặc bạn có thể tự mình làm với Evernote: sử dụng iPhone của bạn để chụp một bức ảnh cho mỗi thẻ bạn thu thập, và Evernote sẽ sử dụng nhận dạng ký tự để chuyển nó thành dạng văn bản có thể tìm kiếm được (và có thể truy cập trực tuyến  hoặc trên máy tính để bàn của bạn).
10. Mở rộng mạng lưới của bạn. Khi bạn gặp các đồng nghiệp mới từ chuyến đi, hãy hỏi họ xem họ muốn kết nối và duy trì liên lạc với bạn bằng cách nào: kết nối trên LinkedIn? trên Twitter? Hay trở thành bạn bè trên Facebook? Tiếp tục bổ sung thêm vào mạng lưới của bạn khi bạn trở về, và hãy nhớ gửi cho họ một lời nhắn để cảm ơn vì cuộc gặp gỡ.

Giờ bạn đã quay trở về nhà với một mạng lưới mạnh hơn so với khi bạn đi. Sử dụng  “bộ mặt” của mình trên các mạng xã hội để tăng cường những kết nối mới để thu được lợi ích nhiều nhất, và bạn có thể yên tâm nghỉ ngơi trước chuyến công tác lần tới.

Tôi có quên công cụ hay lời khuyên nào mà bạn thấy đặc biệt hữu ích không nhỉ?

Chuyển ngữ từ 10 Social Media travel tools của Alexandra Samuel bởi Đinh Hương

Về tác giả: Alexandra Samuel is the CEO of Social Signal, a social media agency. Her company provides strategic advice, development services and community management to help businesses connect with their customers and team. She holds a Ph.D. from Harvard University.

Bài gốc có thể xem tại đây.