Vòng Tay Nước Mỹ 3 – VTNM3, một trong những sự kiện quan trọng của Hội TNSVVN Texas nói riêng cũng như Hội thanh niên sinh viên Việt Nam tại Hoa Kỳ nói riêng. Sự kiện có được thành công và mang lại cho toàn thể anh chị em thanh niên sinh viên Việt tại Mỹ những giờ phút đầy ý nghĩa phải kể đến sự đóng góp đầy nhiệt tình của Ban tổ chức.
Cùng theo dõi “Chuyện bây giờ mới kể” từ hai thành viên tích cực của chương trình VTNM3 Thọ Trần và Trang Lê.
Sự kiện VTNM3 là hoạt động quan trọng nhất trong năm của thanh niên sinh viên Việt Nam tại Hoa Kỳ, để dành được quyền đăng cai sự kiện quan trọng này, Hội TNSVVN Texas đã lên kế hoạch chuẩn bị trước gần 1 năm. Năm nay, chuơng trình VTNM3 được bổ sung thêm hoạt động giao lưu như đêm welcome party hay tiệc chia tay trên thuyền ở Lake Travis để tăng tính tưong tác giữa các thành viên, giúp mọi người biết đến nhau nhiều hơn, mở rộng kết nối. Với sự nhiệt tình của tuổi trẻ và tinh thần yêu nước, hướng về Tổ Quốc của những người con xa xứ, hoạt động thiện nguyện quyên góp ủng hộ sách cho dự án VN Book Drive và hoạt động gây quỹ cho dự án sách thiếu nhi bằng tiếng Anh đã được chuẩn bị hết sức chu đáo và đầy đủ. Đặc biệt, BTC mà nóng cốt là các bạn sinh viên trường Texas A&M đã rất sáng tạo và chủ động trong việc triển khai ngay tại chỗ các hoạt động ủng hộ đồng bào bị lũ lụt tại tỉnh Quảng Ninh trong thời gian vừa qua.
Vượt qua các đối thủ nặng ký trong cuộc đua dành quyền đăng cai, các thành viên của Hội Texas rất vui mừng khi nhận được tin thông báo là đơn vị chủ nhà cho VTNM3. Cảm giác vui sướng hân hoan khi được quyền đăng cai tổ chức sự kiện này ngay lập tức chuyển sang hồi hộp và lo lắng về việc tổ chức tốt VTNM, đáp lại sự tin tưởng của các thành viên Hội TNSVVN tại Hoa Kỳ. Lịch họp bàn nội dung, phân công công việc được thực hiện đều đặn khoảng 6 tháng trước ngày diễn ra sự kiện: ban đầu là 1 tháng họp 1 lần, sau đó tần suất tăng lên 2 tuần / lần và đến thời gian cuối thì họp bàn chuẩn bị cho VTNM3 diễn ra hàng tuần, thậm chí vài lần 1 tuần.
Các thành viên của Hội Texas đang sinh sống và làm việc tại Austin đã hỗ trợ rất lớn trong việc tìm địa điểm Hội trường tổ chức đêm Gala và Khu thể thao, nơi diễn ra giải Bóng đá và Tennis của Texas Cup. Tất cả công việc thuận lợi một cách hoàn hảo: Hội trường, sân bóng, sân tennis nằm ngay cạnh nhau, trong khuôn viên rất đẹp và yên tĩnh của một trường Đại học chỉ cách Nhà Chung khoảng 5-7 phút lái xe. Hợp đồng đã được soạn, chỉ chờ chúng tôi mua bảo hiểm và thanh toán tiền thuê.
Cùng lúc này, hạn chót đăng ký cho các bạn tham dự muốn ở lại Nhà Chung đã kết thúc, BTC mất gần 1 tuần để sắp xếp, bố trí cho các bạn có chỗ nghỉ miễn phí tại đây. Do số lượng đăng ký rất đông, BTC cần nhiều thời gian để tính đến các chi tiết nhỏ cần cân nhắc khi sắp xếp nhà ở như: bạn đi 1 mình hay theo nhóm, gia đình bạn có trẻ nhỏ tham gia không, bạn đi bằng ô tô hay máy bay, nếu đi bằng máy bay thì giờ giấc thế nào để BTC sắp xếp người đưa đón tại sân bay, bạn có tham gia biểu diễn văn nghệ hay thi Cặp đôi trong đêm Gala không, các bạn của các thí sinh cũng được cân nhắc bố trí chỗ ở trong Nhà Chung để tạo điều kiện tham gia cổ vũ bạn mình,… Tuy nhiều việc nhưng sau 1 tuần vất vả, BTC cũng đã sắp xếp xong danh sách ở tại Nhà Chung (gần 50 người), chúng tôi đã email đến từng bạn với mã số nhận nhà riêng biệt. Số các bạn còn lại trong danh sách đăng ký ( tổng cộng hơn 200 bạn) cũng được thông báo cụ thể và chi tiết về tình hình Nhà Chung và các giải pháp nhà ở mà BTC thấy hợp lý.
Vậy là 2 yếu tố quan trọng nhất của VTNM3 là địa điểm tổ chức các hoạt động và Nhà Chung đã được hoàn thành, chúng tôi tự tin chuẩn bị các hoạt động nhỏ và chi tiết của VTNM3 khi mà chỉ còn hơn 15 ngày là sự kiện diễn ra. Nhưng rồi, mọi việc đảo lộn 180 độ khi chúng tôi liên lạc để hỏi về việc thanh toán tiền thuê địa điểm bị từ chối. Chúng tôi nhận được email từ phía trường đại học thông báo về việc các địa điểm tổ chức sự kiện đã được đặt cho sự kiện khác. Tôi như không tin vào những gì mình đọc trong email trao đổi với người quản lý của trường Đại học nơi chúng tôi dự kiến thuê các địa điểm. Người phụ trách làm hợp đồng cho chúng tôi đã nghỉ việc ở trường ĐH này mà không hề thông báo lại cho chúng tôi cũng như bên quản lý của trường đại học về hợp đồng mà anh ta đang làm việc. Vậy là bao nhiêu công sức chuẩn bị địa điểm đều bỏ đi, chúng tôi lại phải làm lại từ đầu khi chỉ còn hơn 10 ngày là diễn ra VTNM3. Ngay trong đêm hôm đấy, một cuộc họp khẩn cấp giữa các thành viên chủ chốt của BTC đã được tiến hành nhằm tìm ra phuơng án thay thế cho các địa điểm tổ chức VTNM3. Các phuơng án được đưa ra và phân công người phụ trách. Hai phương án cuối cùng về Hội trường tổ chức VTNM3 được quyết định, các nhóm làm việc của BTC đã trực tiếp liên hệ để có được thông tin cụ thế và chính xác nhất. Cuối cùng phuơng án thuê phòng tại Asian American Resource Center được quyết định. Tuy nhiên, đây là phòng đa năng, không phải chuyên biệt về biểu diễn sân khấu do đó hệ thống âm thanh ánh sáng của nơi này không đảm bảo chất lượng biểu diễn của chương trình. Vậy là 1 nhóm thành viên BTC đã nhận nhiệm vụ mới đó là tìm kiếm và thuê toàn bộ ekip phụ trách âm thanh ánh sáng cho đêm Gala, hợp đồng được ký đúng 4 ngày trước khi diễn ra sự kiện.
Về phần địa điểm thi đấu thể thao ngoài trời, tổ hợp sân bóng Onion Creek Soccer Complex được lựa chọn thay thế cho phuơng án cũ. Tuy nhiên, đến hạn chót đăng ký mới chỉ có 5 đội tham gia, BTC đã lùi thời hạn đăng ký thêm 1 tuần để có thêm 4 đôi bóng nữa tham gia giải đấu này. Mọi việc một lần nữa lại thay đổi bất ngờ khi chúng tôi được biết ở đây, sân cỏ chỉ có kích thước lớn (sân 11 người) kèm khung thành tiêu chuẩn. Một cuộc họp “nảy lửa” đến tận 2h sáng giữa các thành viên nhóm phụ trách giải bóng đá đã diễn ra để bàn và quyết định hình thức, thể lệ thi đấu cũng như việc quyết định thuê kẻ lại sân khích thước nhỏ và mua toàn bộ 8 khung thành kích thước nhỏ để phù hợp với giải đấu bóng đá mini. May thay, số lượng khung thành này đã được chuyển đến nhà BTC 2 ngày trước khi giải đấu diễn ra.
Còn rất rất nhiều những khó khăn thử thách bất ngờ mà BTC phải đối mặt như việc không có bậc thang lên xuống ở sân khấu để diễn catwalk, phông nền trống trơn của nơi tổ chức sự kiện, MC chính của đêm giao lưu bị trễ máy bay nên không đến kịp chưong trình hoặc hay đơn giản như tìm thuê quạt ngoài trời xua đi cái nóng mùa hè Texas cho khách mời tham dự. Là người trực tiếp theo sát chuơng trình từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc, tôi đã trải qua mọi cung bậc cảm xúc từ lo lắng, hy vọng, đến vui mừng, hân hoan khi sự chuẩn bị cho VTNM đạt kết quả. Có lúc tôi đã rất hoang mang, chán nản khi có thành viên chủ cốt của BTC bày tỏ sự thất vọng và định không tham gia khi thấy công sức của mọi người không đem lại kết quả như mọng đợi hay việc các thành viên BTC chưa phối hợp được cùng nhau.
Nhưng rồi mọi việc cũng diễn ra thuận lợi sự kiện VTNM3 đã diễn ra thành công tốt đẹp, chúng tôi được gặp nhiều bạn mới, được làm việc với nhiều bạn tài năng và nhiệt huyết đến từ khắp nơi trên nước Mỹ. Mặc dù đã cố gắng hết sức nhưng đây là lần dầu tiên tham gia tổ chức một sự kiện lớn và nhiều hoạt động đối với phần lớn thành viên BTC do đó không thể tránh khỏi những sót trong quá trình chuẩn bị và thực hiện. Với tinh thần cầu tiến, chúng tôi mong muốn nhận được những góp ý chân thành thẳng thắn ncủa các bạn tham gia để có thể truyền lại kinh nghiệm quý báu cho BTC VTNM4 vào năm sau để tổ chức sự kiện tốt hơn nữa.
Cuối cùng, với may mắn được tham gia chuơng trình từ lúc chuẩn bị đến khi kết thúc, tôi cảm nhận rõ ràng hơn ai hết tinh thần “anh em một nhà, sức mạnh lan tỏa” của Hội TNSVVN tại Hoa Kỳ đã thực sự được thể hiện rõ nét trong sự kiện lần này
Xin chân thành cảm ơn!
